Avant d'être mis à disposition du public, les documents doivent être traités, inventoriés et équipés. Le traitement correspond à des opérations d'ordre intellectuel (catalogage, indexation...), l'équipement à des opérations d'ordre plus matériel (cotation, fiche de prêt, estampillage, couverture ...).

La cote est reportée sur le dos du livre généralement mais pour certains documents comme les albums pour enfants avec des formats particuliers elle peut être reportée sur la couverture ou aux dos. La cote est aussi répétée sur la page de titre. Elle sert à indiquer sa place sur les rayonnages.

Chaque bibliothèque utilise son propre code couleur : des pastilles ou étiquettes de différentes couleurs vous indiquent une appartenance à une catégorie (ex : à la BDP 47 : jaune = documentaire adulte ; vert = documentaire jeunesses).Certains documents de part leur utilisation ou le public attendus sont repéré par des gommettes. La liste de ces usages et des cotes utilisés à la BD 47 est consultable ici.

Une fiche de prêt est établie. Un coin carton où plastique la retient dans le document ou elle est directement glissée dans les boîtiers.

Afin de protéger le document des manipulations nombreuses, il est renforcé à ses emplacements les plus fragiles et recouvert d'un film transparent ou réimplanté dans des boîtiers ou pochettes (comme certains cd ou les livres lus).

La Bibliothèque départementale de prêt de la Gironde propose une série de vidéos expliquant l'équipement des documents. Enfin pour toute aide ou question supplémentaire, vous pouvez contacter Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser., mais aussi consulter le programme de formation où régulièrement des formations à la réparation d'ouvrages, à la reliure et à l'équipement vous sont proposées.